1. Scope and applicable law

This notice applies to personal data processed for applications to Studio IV, a six-day private piano mentorship programme for four selected pianists. Processing is governed by the Swiss Federal Act on Data Protection and, where applicable, by Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).

2. Personal data collected

Depending on the fields enabled in the application form, we may collect:

• identity and contact details, including name, surname, email address, city and country of residence;
• date of birth, nationality, educational institution and principal teacher, where requested;
• information concerning a parent or legal guardian where an applicant under 18 is admitted;
• links, passwords and descriptive information relating to performance and motivation videos;
• curriculum vitae in PDF format and written motivation;
• confirmations and acknowledgements submitted with the application;
• technical information generated when the form is submitted, such as date and time, IP address, browser information and security or anti-spam data processed by the hosting and form provider.

We do not request identity documents, payment information, medical information or other special-category or particularly sensitive personal data. Applicants should not include such information in their CV, motivation or videos unless strictly necessary. Unnecessary sensitive information may be removed or the relevant document may be deleted.

3. Purpose of processing

Personal data are processed solely to receive, verify, assess and compare applications; communicate with applicants; select participants and, where necessary, manage a shortlist or waiting list until Studio IV has concluded.

Data are not used for advertising, commercial profiling or unrelated communications, and are not sold.

4. Legal basis

Under Swiss law, processing is carried out in accordance with the principles of lawfulness, good faith, proportionality, purpose limitation and data security, and is justified by the applicant’s request to participate and by the controller’s overriding private interest in conducting a fair and effective selection process.

Where the GDPR applies, processing is necessary to take steps at the applicant’s request before possible participation in the programme and is also based on the controller’s legitimate interest in organizing and safeguarding the selection process. Where consent is specifically requested by law, it may be withdrawn at any time without affecting processing already carried out lawfully.

5. Mandatory and optional information

Fields marked as required are necessary to assess the application. If they are not completed, the application cannot be submitted or evaluated. Optional information may be omitted without affecting the possibility of applying, although it may help the selection panel understand the applicant’s artistic path.

6. How data are processed and protected

Data are processed electronically and accessed only by persons who need them for the selection. Reasonable organizational and technical measures are used to reduce the risks of unauthorized access, loss, alteration or disclosure. Nevertheless, no transmission or online storage system can be guaranteed to be completely secure.

No decision is made solely by automated means, and no profiling is carried out. Applications are reviewed by natural persons.

7. Persons who may receive the data

Access may be granted, strictly on a need-to-know basis, to:

• authorized personnel and collaborators of Creative Services Sagl;
• Alexander Romanovsky and any formally appointed members of the Studio IV selection panel or project organization;
• technical service providers acting on the controller’s instructions, including Netlify, Inc., which hosts the website and processes form submissions and uploaded files;
• public authorities or professional advisers where disclosure is required by law or necessary to establish, exercise or defend legal claims.

Personal data are not publicly disclosed. Video links are accessed only for assessment, subject also to the privacy settings and terms of the platform chosen by the applicant.

8. Processing outside Switzerland

The website and application form use Netlify services. As a result, personal data may be processed in the United States and in other countries in which Netlify or its subprocessors operate. Where data are transferred to a country that does not provide an adequate level of protection, the controller relies on safeguards permitted by applicable law, including contractual safeguards and other transfer mechanisms made available by the service provider.

Further information is available in Netlify’s privacy policy and data processing agreement.

9. Retention and deletion

Application data, CVs, written motivations, video links and related passwords are retained only for the selection process, communication with applicants and management of any waiting list until Studio IV has taken place. They will be permanently deleted from the controller’s active systems as soon as reasonably practicable after the programme and, in any event, no later than 30 days after its conclusion.

Residual copies may remain for a limited period in technical backups operated by service providers and will be overwritten or deleted according to their normal retention cycles. Data that must be retained to comply with a legal obligation or to establish, exercise or defend a legal claim may be kept only for the period strictly required for that purpose.

For selected participants, any separate administrative, contractual, travel, insurance or accounting data required to organize participation may be processed under a separate notice and retained for the periods required by law. The original selection materials remain subject to the deletion period stated above.

10. Withdrawal of an application

An applicant may withdraw the application and request deletion before the selection has concluded. Unless retention is legally required, the application materials will then be deleted. Withdrawal means that the application can no longer be considered.

11. Rights of applicants

Subject to the conditions and limitations of applicable law, applicants may request access to their personal data, correction of inaccurate data, deletion, restriction of processing, objection to processing and, where applicable, data portability. Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time.

Requests should be sent in writing to Creative Services Sagl at the postal address above, with sufficient information to identify the application and a contact address for the response. Additional proof of identity may be requested where reasonably necessary.

Applicants may also lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) or, where the GDPR applies, with the competent supervisory authority in their country of residence or work.

12. Applicants under 18

Where applications from minors are accepted, the application must be submitted with the knowledge and authorization of a parent or legal guardian. The controller may request the guardian’s contact details and confirmation of authorization. If the required authorization is not provided, the application may not be considered.

13. Website data, cookies and local storage

The website does not use advertising cookies or analytics in its initial version. It stores only the selected language in the browser’s local storage so that the preference can be remembered. The hosting provider may process ordinary technical logs and anti-spam information necessary to deliver and secure the website and form.

14. Changes to this notice

This notice may be updated if the application process, service providers or legal requirements change. The version published on this page at the time of submission applies to the application. Material changes will be made visible before further data are collected.

1. Ambito e normativa applicabile

La presente informativa si applica ai dati personali trattati nell’ambito delle candidature a Studio IV, programma privato di mentorship pianistica della durata di sei giorni, destinato a quattro pianisti selezionati. Il trattamento è disciplinato dalla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati e, ove applicabile, dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

2. Dati personali raccolti

A seconda dei campi attivati nel modulo di candidatura, potranno essere raccolti:

• dati identificativi e di contatto, tra cui nome, cognome, indirizzo e-mail, città e Paese di residenza;
• data di nascita, nazionalità, istituzione di studio e insegnante principale, qualora richiesti;
• dati relativi al genitore o tutore legale, qualora siano ammesse candidature di persone minori di 18 anni;
• link, password e informazioni descrittive riguardanti i video dell’esecuzione e della motivazione;
• curriculum vitae in formato PDF e motivazione scritta;
• conferme e prese d’atto rese al momento dell’invio;
• dati tecnici generati durante l’invio, quali data e ora, indirizzo IP, informazioni sul browser e dati di sicurezza o antispam trattati dal fornitore di hosting e del modulo.

Non vengono richiesti documenti d’identità, dati di pagamento, informazioni sanitarie o altre categorie di dati particolarmente sensibili. Il candidato è invitato a non inserire tali informazioni nel CV, nella motivazione o nei video, salvo che siano strettamente necessarie. Le informazioni sensibili non necessarie potranno essere rimosse oppure potrà essere cancellato il documento che le contiene.

3. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati esclusivamente per ricevere, verificare, valutare e confrontare le candidature; comunicare con i candidati; selezionare i partecipanti e, se necessario, gestire una shortlist o una lista d’attesa fino alla conclusione di Studio IV.

I dati non vengono utilizzati per pubblicità, profilazione commerciale o comunicazioni estranee alla selezione e non vengono venduti.

4. Fondamento del trattamento

Ai sensi del diritto svizzero, il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, buona fede, proporzionalità, limitazione della finalità e sicurezza ed è giustificato dalla richiesta del candidato di partecipare alla selezione e dall’interesse privato prevalente del titolare a svolgere una procedura di selezione corretta ed efficace.

Ove si applichi il GDPR, il trattamento è necessario per adottare misure richieste dal candidato prima dell’eventuale partecipazione al programma ed è inoltre fondato sul legittimo interesse del titolare a organizzare e tutelare il processo di selezione. Quando la legge richiede specificamente il consenso, esso potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato.

5. Dati obbligatori e facoltativi

I campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per valutare la candidatura. In loro assenza, la candidatura non potrà essere inviata o esaminata. Le informazioni facoltative possono essere omesse senza impedire la candidatura, sebbene possano aiutare la commissione a comprendere meglio il percorso artistico del candidato.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti elettronici e sono accessibili soltanto alle persone che ne hanno necessità ai fini della selezione. Vengono adottate misure organizzative e tecniche ragionevoli per ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, alterazione o divulgazione. Nessun sistema di trasmissione o conservazione online può tuttavia essere garantito come completamente sicuro.

Non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati e non viene effettuata profilazione. Le candidature sono esaminate da persone fisiche.

7. Soggetti che possono ricevere i dati

L’accesso potrà essere consentito, esclusivamente nei limiti della necessità, a:

• personale e collaboratori autorizzati di Creative Services Sagl;
• Alexander Romanovsky e agli eventuali membri formalmente incaricati della commissione di selezione o dell’organizzazione di Studio IV;
• fornitori tecnici che operano secondo le istruzioni del titolare, incluso Netlify, Inc., che ospita il sito e tratta le candidature e i file caricati tramite il modulo;
• autorità pubbliche o consulenti professionali, quando la comunicazione sia imposta dalla legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto.

I dati personali non vengono diffusi pubblicamente. I link ai video vengono consultati soltanto ai fini della valutazione e restano inoltre soggetti alle impostazioni privacy e alle condizioni della piattaforma scelta dal candidato.

8. Trattamento fuori dalla Svizzera

Il sito e il modulo di candidatura utilizzano i servizi di Netlify. Di conseguenza, i dati personali possono essere trattati negli Stati Uniti e in altri Paesi nei quali operano Netlify o i suoi subfornitori. Qualora i dati siano trasferiti verso un Paese che non garantisce un livello di protezione adeguato, il titolare si avvale delle garanzie ammesse dalla normativa applicabile, comprese garanzie contrattuali e altri meccanismi di trasferimento messi a disposizione dal fornitore.

Ulteriori informazioni sono disponibili nella privacy policy di Netlify e nel relativo accordo sul trattamento dei dati.

9. Conservazione e cancellazione

I dati di candidatura, i CV, le motivazioni scritte, i link ai video e le relative password vengono conservati soltanto per la selezione, per le comunicazioni con i candidati e per la gestione dell’eventuale lista d’attesa fino allo svolgimento di Studio IV. Saranno cancellati definitivamente dai sistemi attivi del titolare non appena ragionevolmente possibile dopo la conclusione del programma e, in ogni caso, entro 30 giorni dalla sua conclusione.

Copie residue potranno permanere per un periodo limitato nei backup tecnici gestiti dai fornitori e saranno sovrascritte o eliminate secondo i loro normali cicli di conservazione. I soli dati che debbano essere mantenuti per adempiere a un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto potranno essere conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario a tale scopo.

Per i partecipanti selezionati, eventuali dati amministrativi, contrattuali, di viaggio, assicurativi o contabili necessari a organizzare la partecipazione potranno essere trattati sulla base di un’informativa separata e conservati per i periodi previsti dalla legge. I materiali originari utilizzati per la selezione restano soggetti al termine di cancellazione sopra indicato.

10. Ritiro della candidatura

Il candidato può ritirare la propria candidatura e chiedere la cancellazione dei dati prima della conclusione della selezione. Salvo che la conservazione sia imposta dalla legge, i materiali saranno cancellati. Il ritiro comporta l’impossibilità di proseguire nella valutazione della candidatura.

11. Diritti dei candidati

Nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile, il candidato può chiedere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica dei dati inesatti, la cancellazione, la limitazione del trattamento, opporsi al trattamento e, ove applicabile, ottenere la portabilità dei dati. Quando il trattamento è fondato sul consenso, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Le richieste devono essere inviate per iscritto a Creative Services Sagl all’indirizzo postale sopra indicato, fornendo informazioni sufficienti per identificare la candidatura e un recapito al quale ricevere la risposta. Qualora ragionevolmente necessario, potrà essere richiesta un’ulteriore prova dell’identità.

Il candidato può inoltre presentare reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) oppure, ove si applichi il GDPR, all’autorità di controllo competente nel proprio Paese di residenza o di lavoro.

12. Candidati minorenni

Qualora siano ammesse candidature di persone minori di 18 anni, la candidatura deve essere presentata con la conoscenza e l’autorizzazione di un genitore o tutore legale. Il titolare potrà richiedere i dati di contatto del tutore e la conferma dell’autorizzazione. In assenza dell’autorizzazione richiesta, la candidatura potrà non essere esaminata.

13. Dati di navigazione, cookie e memoria locale

Nella sua versione iniziale, il sito non utilizza cookie pubblicitari né strumenti di analytics. Memorizza esclusivamente nel browser la lingua selezionata, attraverso la memoria locale, per ricordare la preferenza dell’utente. Il fornitore di hosting può trattare normali log tecnici e informazioni antispam necessarie a erogare e proteggere il sito e il modulo.

14. Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata qualora cambino la procedura di candidatura, i fornitori utilizzati o gli obblighi normativi. Alla candidatura si applica la versione pubblicata su questa pagina al momento dell’invio. Eventuali modifiche sostanziali saranno rese visibili prima della raccolta di ulteriori dati.